Nein, du brauchst keinen weiteren Aktenschrank

Fünfzehn Jahre auf fünfzehn Quadratmetern sammeln einiges an. In den vergangenen Monaten bat sich mir die Gelegenheit das Büro von zwei ehemaligen Kolleginen für deren Nachfolger vorzubereiten.

Mann was sich so in 15 Jahren ansammelt!

Sicher gibt es gewisse Dinge die man aufbewahren sollte; aber nicht für immer.

Sicher benutzt man zahllose Formulare; aber man muss doch nicht von jedem Exemplar 30 Kopien haben.

Sicher gibt es Dokumente die man nach gesetzlichen Vorschriften im Original aufbewahren muss; aber nicht alle.

Recycle und Scanner kann ich da nur sagen!

Überholte Materialien lernen die Recyclingtonne kennen. Ich will ja schließlich nicht dass die Nachfolger die historischen Betriebsregeln von anno dunnemals anwenden.

30 Kopien begleiten leider die überholten Materialien. Eh man in einem Aktenschrank das richtige Formular findet und dann hofft daß es auch die neueste Version ist, hat man Dank des Suchfeldes am Computer das richtige und aktuelle ausgedruckt. Wenn man Glück hat, kann es sogar mit Computer ausgefüllt werden, welches den Vorteil hat, dass jeder die Schrift lesen kann. Denn sein wir mal ehrlich, so schön wie unser handschriftliches Bild vielleicht aussieht, man kann es deswegen nicht unbedingt leicht lesen.

Was dann noch übrig bleibt sind Dokumente die man gesetzlich im Original aufbewahren muss, welche auch immer weniger werden.

In dem Büro einer der Kolleginen stehen jetzt drei leere Aktenschränke! Nach der Minimalisationsaktion passte alles in die drei Schubladen vom Schreibtisch.

Zum Schluss noch ein Wort zu Schreibutensilien. Manche Leute denken sie können Multitasking. Meine Meinung ist, dass der Mensch nicht fähig ist mehrere Dinge zur selben Zeit in gleicher Qualität und Quantität zu erledigen. Aber das ist ein Thema für einen anderen Blog. Allerdings denke ich, daß wir uns einigen können, daß der Mensch nur mit einem Schreibutensil zu einem gegebenen Zeitpunkt schreiben kann. Daher frage ich mich, wieviel Kugelschreiber, Bleistifte, Highlighter braucht man an seinem Schreibtisch? Für mich reicht je eins.